บทบาทของเลขานุการ สาวแกร่งที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จ

ในยุคปัจจุบันที่องค์กรธุรกิจแข่งขันกันอย่างดุเดือด เลขานุการ ได้กลายมาเป็นบทบาทสำคัญที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จขององค์กร โดยมีการประเมินว่า เลขานุการคิดเป็น 80% ของประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหารระดับสูง

หน้าที่หลักของเลขานุการ

เลขานุการมีหน้าที่หลักที่หลากหลาย ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็นหมวดหมู่หลักๆ ดังนี้

• สนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร: จัดตารางนัดหมาย, จัดเตรียมเอกสาร, ตอบจดหมาย และดูแลธุรการทั่วไป
• ประสานงานกับบุคคลภายนอก: สื่อสารกับลูกค้า, ซัพพลายเออร์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ
• จัดการโครงการและกิจกรรม: จัดเตรียมการประชุม, สัมมนา และการเดินทาง
• บริหารสำนักงาน: จัดการอุปกรณ์สำนักงาน, ดูแลงบประมาณสำนักงาน และรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ทักษะที่จำเป็นสำหรับเลขานุการ

เพื่อเป็นเลขานุการที่มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีทักษะทั้งทางด้าน Hard skills และ Soft skills ดังนี้

• ทักษะทางด้าน Hard skills:
  • การจัดการเวลา
  • ทักษะในการสื่อสาร
  • ทักษะด้านเทคนิค
  • ความรู้ทางธุรกิจ
• ทักษะทางด้าน Soft skills:
  • ความเป็นมืออาชีพ
  • ความน่าเชื่อถือ
  • ความยืดหยุ่น
  • ความอดทน

บทบาทของเลขานุการในการเติบโตขององค์กร

เลขานุการไม่ได้เป็นเพียงแค่ผู้ช่วยส่วนตัว แต่ยังมีบทบาทสำคัญในการเติบโตขององค์กร โดยทำหน้าที่ดังต่อไปนี้

• เป็นผู้ดูแลระบบภายในองค์กร: เลขานุการช่วยให้กระบวนการต่างๆ ในองค์กรทำงานได้อย่างราบรื่นโดยการจัดการข้อมูล, ติดตามโครงการ และประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ
• เป็นแหล่งข้อมูลที่มีค่า: เลขานุการมีความรู้และความเข้าใจเกี่ยวกับธุรกิจและผู้บริหารเป็นอย่างดี จึงสามารถให้คำแนะนำและข้อมูลที่มีค่าแก่ผู้บริหารในการตัดสินใจ
• เป็นตัวแทนขององค์กร: เลขานุการเป็นจุดติดต่อหลักสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก จึงเป็นตัวแทนของภาพลักษณ์และค่านิยมขององค์กร

พัฒนาตนเองเพื่อเป็นเลขานุการที่โดดเด่น

การเป็นเลขานุการที่โดดเด่นนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย จำเป็นต้องมีการพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง โดยมีวิธีการดังนี้

• เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ: เทคโนโลยีและแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเลขานุการจึงจำเป็นต้องเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ เพื่อให้ทันกับความต้องการของงาน
• สร้างเครือข่ายกับเพื่อนร่วมงาน: การสร้างเครือข่ายกับเพื่อนร่วมงานในแผนกต่างๆ จะช่วยให้เลขานุการเข้าถึงข้อมูลและทรัพยากรที่จำเป็นได้มากขึ้น
• ขอคำติชม: การขอคำติชมจากผู้บริหารและเพื่อนร่วมงานจะช่วยให้เลขานุการระบุจุดอ่อนและพัฒนาตนเองให้ดียิ่งขึ้น

Tips and Tricks สำหรับเลขานุการ

• จัดลำดับความสำคัญของงาน: จัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่างานที่สำคัญที่สุดจะได้รับการดำเนินการก่อน
• เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ: อย่ากลัวที่จะปฏิเสธงานที่ไม่เหมาะสมหรือที่ไม่สามารถดำเนินการได้ในเวลาที่กำหนด
• ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์: ใช้ซอฟต์แวร์และเครื่องมือสำหรับการจัดการตารางเวลา, การสื่อสาร และการจัดทำเอกสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
• รักษาความเป็นมืออาชีพ: รักษาความเป็นมืออาชีพตลอดเวลา แม้ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก

เรื่องราวที่ให้ข้อคิด

เรื่องที่ 1: เลขานุการที่สูญเสียความอดทน

มีเลขานุการทำงานให้กับผู้บริหารระดับสูงที่วุ่นวายมากอยู่วันหนึ่ง เลขานุการได้รับโทรศัพท์จากลูกค้าที่โกรธมาก ซึ่งกล่าวหาว่าผู้บริหารทำผิดพลาดใหญ่ เลขานุการพยายามอธิบายว่าผู้บริหารไม่อยู่ แต่ลูกค้ายังคงด่าเธอต่อไป เลขานุการที่ไม่สามารถทนทานกับความหยาบคายของลูกค้าได้อีกต่อไป จึงพูดจาไม่สุภาพกลับไป ลูกค้าจึงบ่นไปที่ผู้บริหาร และผู้บริหารก็ตำหนิเลขานุการอย่างรุนแรง สอนให้เราว่าความอดทนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานเป็นเลขานุการ

เรื่องที่ 2: เลขานุการที่ลืมนัดสำคัญ

เลขานุการคนหนึ่งลืมนัดหมายสำคัญของผู้บริหาร โดยไม่รู้ตัวว่านัดหมายดังกล่าวสำคัญมาก ผู้บริหารพลาดการประชุมและทำให้สูญเสียสัญญาที่มีมูลค่ามหาศาล เลขานุการถูกตำหนิอย่างรุนแรงและถูกปลดออกในที่สุด สอนให้เราว่าความเอาใจใส่และความรับผิดชอบเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเลขานุการ

เรื่องที่ 3: เลขานุการที่ช่วยชีวิตบริษัท

มีบริษัทแห่งหนึ่งกำลังประสบปัญหาทางการเงินอย่างรุนแรง และผู้บริหารก็หมดหวัง เลขานุการของผู้บริหารตรวจสอบบัญชีและพบข้อผิดพลาดเล็กน้อยที่ละเลยไป เลขานุการแจ้งผู้บริหารซึ่งทำให้สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดและช่วยให้บริษัทกลับมาทำกำไรได้อีกครั้ง สอนให้เราว่าเลขานุการสามารถมีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือองค์กรให้ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนการเป็นเลขานุการที่ประสบความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 1: การศึกษาด้านการบริหารสำนักงาน

ศึกษาหลักสูตรการบริหารสำนักงานหรือสาขาที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้พื้นฐานที่จำเป็นในด้านทักษะการจัดการสำนักงานและการดูแลผู้บริหาร

ขั้นตอนที่ 2: การฝึกปฏิบัติงาน

หาโอกาสฝึกปฏิบัติงานหรือทำงานเป็นเลขานุการเพื่อรับประสบการณ์จริงและพัฒนาทักษะในสายอาชีพ

ขั้นตอนที่ 3: การพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง

เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ, สร้างเครือข่ายกับเพื่อนร่วมงาน และขอคำติชมเพื่อพัฒนาตนเองให้ดียิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง

คำถามที่พบบ่อย

คำถามที่ 1: เลขานุการต่างจากผู้ช่วยส่วนตัวอย่างไร?

ผู้ช่วยส่วนตัวมักให้บริการด้านส่วนตัวแก่บุคคล ขณะที่เลขานุการมุ่งเน้นที่การสนับสนุนการทำงานของผู้บริหารและธุรกิจ

คำถามที่ 2: มีโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพเลขานุการหรือไม่?

มีโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพเลขานุการ โดยเลขานุการที่มีความสามารถสามารถก้าวหน้าไปสู่ตำแหน่งผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งผู้บริหารระดับสูง

คำถามที่ 3: เลขานุการทำงานกี่ชั่วโมงต่อวัน?

โดยทั่วไปแล้วเลขานุการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม อาจต้องทำงานล่วงเวลาในบางกรณี

คำถามที่ 4: เลขานุการต้องใช้คุณสมบัติอื่นใดนอกจากทักษะหลัก?

เลขานุการควรรอบรู้ มีความสนใจในรายละเอียด และมีความสามารถในการทำงานเป็นทีม

คำถามที่ 5: เลขานุการทำงานในอุตสาหกรรมใดได้บ้าง?

เลขานุการสามารถทำงานในอุตสาหกรรมต่างๆ รวมถึงธุรกิจ, การศึกษา, การเงิน และการดูแลสุขภาพ

คำถามที่ 6: เลขานุการจำเป็นต้องมีการรับรองใดๆ หรือไม่?

แม้ว่าการรับรองไม่จำเป็น แต่การได้รับการรับรองจากองค์กรต่างๆ เช่น International Association of Administrative Professionals (IAAP) อาจช่วยให้มีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน